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So läuft der Betrieb weiter, wenn der Chef plötzlich ausfällt

Wird ein Unternehmer handlungsunfähig, droht seinem Betrieb die Insolvenz. Nur per Vorsorgevollmacht kann ein Bevollmächtigter den Betrieb ohne Einmischung des Betreuungsgerichts nahtlos weiterführen.

Text: Frank Wier­cks


In kleinen Unternehmen entschei­det der Chef meis­tens alleine. Fällt er aus, ist der Betrieb schla­gar­tig hand­lung­sun­fähig. In größeren Unternehmen gibt es oft weit­ere Geschäfts­führer oder Prokuris­ten. Dann läuft der Betrieb zumin­d­est eine Zeit lang weit­er, nach­dem der Haupt­ge­sellschafter oder ‑geschäfts­führer plöt­zlich aus­ge­fall­en ist. Wer­den große Entschei­dun­gen nötig, für die seine Zus­tim­mung erforder­lich ist, ste­ht aber auch hier alles still. Um diese Läh­mung im Ern­st­fall, die schnell in der Insol­venz enden kön­nte, zu ver­hin­dern, sollte jed­er Unternehmer für seinen Betrieb eine notariell beglaubigte Vor­sorgevoll­macht erstellen. Durch dieses Doku­ment gibt er einem ver­trauenswürdi­gen Bevollmächtigten die Erlaub­nis, die Fir­ma während sein­er Abwe­sen­heit in seinem Sinne zu lenken und weitre­ichende Entschei­dun­gen zu tre­f­fen. Die Vor­sorgevoll­macht sollte nur in Absprache mit dem Recht­san­walt und dem Steuer­ber­ater ver­fasst wer­den und muss exakt auf die indi­vidu­elle Sit­u­a­tion des Unternehmens abges­timmt wer­den. Dabei sind viele Details zu beacht­en:

Patientenverfügung, Betreuungsverfügung, Vollmacht

Zwar gehen sowohl Vor­sorgevoll­macht wie auch Patien­ten- und Betreu­ungsver­fü­gung grund­sät­zlich in eine ähn­liche Rich­tung – jemand ermächtigt eine Per­son, für ihn/sie Entschei­dun­gen zu tre­f­fen, wenn er/sie selb­st nicht mehr dazu in der Lage ist. Bei den konkreten Inhal­ten gibt es aber große Unter­schiede, weshalb in der Regel min­destens zwei unter­schiedliche Doku­mente erforder­lich sind, bei größeren Unternehmen nor­maler­weise sog­ar drei.

Eine Patien­ten­ver­fü­gung klärt die Frage, welche medi­zinis­chen Maß­nah­men man wün­scht beziehungsweise nicht wün­scht. Liegt jemand beispiel­sweise im Koma, kann eine juris­tisch wasserdichte Patien­ten­ver­fü­gung dem Arzt bes­timmte lebensver­längernde Maß­nah­men unter­sagen. Grund­sät­zlich bindet auch eine mündliche Patien­ten­ver­fü­gung den Arzt, sie wird aber ger­ade im Stress ein­er Kranken­haus­be­hand­lung oft unter schwieri­gen Umstän­den gegeben oder kön­nte unklar for­muliert sein. Bess­er ist es darum, sich frühzeit­ig mit dem The­ma zu beschäfti­gen und eine schriftliche Patien­ten­ver­fü­gung zu ver­fassen, am besten nach Rück­sprache mit dem Anwalt.

Eine Betreu­ungsver­fü­gung dient der Vor­sorge für den Fall, dass man bei alltäglichen Fra­gen nicht mehr selb­st entschei­den kann. Nor­maler­weise wählt dann das Betreu­ungs­gericht einen Betreuer aus. Liegt eine Betreu­ungsver­fü­gung vor, wird der Richter in der Regel die gewün­schte Per­son bestellen. Die Betreu­ungsver­fü­gung greift erst, wenn das Gericht es entsprechend der gesund­heitlichen Sit­u­a­tion des Ver­fü­gen­den für erforder­lich hält. Außer­dem ste­ht der Betreuer unter der Kon­trolle des Gerichts, es wacht über die Ein­hal­tung der Ver­fü­gung und kann etwa Ein- und Auszahlun­gen auf den Kon­ten des Ver­fü­gen­den prüfen.

Eine Vor­sorgevoll­macht dient dazu, den Gang zum Betreu­ungs­gericht zu ver­mei­den und rechtzeit­ig bei klarem Kopf notariell beglaubigt festzule­gen, durch wen man im Falle ein­er eventuell ein­tre­tenden Geschäfts- oder Ein­willi­gung­sun­fähigkeit umfassend vertreten wer­den will. Für Fir­menin­hab­er ist es ganz wichtig, dass der über die Vor­sorgevoll­macht einge­set­zte Vertreter sofort für die Fir­ma entschei­den kann, wenn etwas passiert ist – etwa nach einem schw­eren Autoun­fall des Chefs. Liegt keine Vor­sorgevoll­macht vor, muss das Betreu­ungs­gericht erst auf Antrag tätig wer­den und einen Betreuer bestellen. Oft verge­hen mehrere Wochen, bis die Richter jeman­den als vertre­tungs­berichtigt erk­lären – in der Zwis­chen­zeit dürfte manch­er Betrieb wegen zu langer Hand­lung­sun­fähigkeit längst in der Insol­venz gelandet sein.

Getrennte Vorsorgevollmachten für Betrieb und Privates

Ein Unternehmer sollte also unbe­d­ingt mehrgleisig fahren. Er muss in jedem Fall eine Patien­ten­ver­fü­gung auf­set­zen, um seine Wün­sche bei der medi­zinis­chen Behand­lung festzuschreiben. Und er muss eine Vor­sorgevoll­macht for­mulieren, in der er fes­tlegt, welche ver­trauenswürdi­ge Per­son die Geschicke des Unternehmens mit Ein­treten sein­er Entschei­dung­sun­fähigkeit in welch­er Weise lenken soll. So ver­hin­dert er, dass im Ern­st­fall vom Gericht eine Betreu­ungsver­fü­gung erlassen wird. Mit der Voll­macht kann er auch Kom­pe­ten­zen auf ver­schiedene Per­so­n­en verteilen, muss dann aber darauf acht­en, dass sie sich nicht gegen­seit­ig block­ieren. Zudem sollte der Unternehmer eine zweite Vor­sorgevoll­macht für sein Pri­vatver­mö­gen beziehungsweise für sein Pri­vatleben betr­e­f­fende Entschei­dun­gen erstellen. Ide­al­er­weise wer­den die Voll­macht­en gemein­sam mit dem Anwalt for­muliert, damit sie sich ergänzen und nicht in wichti­gen Punk­ten wider­sprechen oder durch unklare Anweisun­gen zumin­d­est Entschei­dun­gen erschw­eren.

Getrennte Vollmachten für Unternehmen und Privatbereich

Viele Unternehmer machen keinen Unter­schied zwis­chen Betrieb und Pri­vatver­mö­gen, zumal wenn sie als Einzelun­ternehmer alle Entschei­dun­gen sel­ber tre­f­fen und mit ihrem ganzen Ver­mö­gen für ihr unternehmerisches Engage­ment haften. Soll­ten sie uner­wartet aus­fall­en, gibt es ohne Vor­sorgevoll­macht aber schnell Prob­leme. Ent­ge­gen der oft ver­bre­it­eten Mei­n­ung haben Ehep­art­ner keine beson­deren Vertre­tungs- oder son­sti­gen Rechte. In der Regel wird deshalb vom Betreu­ungs­gericht ein Betreuer bestellt, der sowohl pri­vat als auch im Unternehmen die Vertre­tung übern­immt. Kom­men dafür mehrere nahe Ange­hörige in Betra­cht, kann dies zu Zeitverzögerun­gen, großer Unsicher­heit und eventuell sog­ar Stre­it etwa zwis­chen Ehep­art­ner und Kindern führen. Außer­dem muss der Betreuer dann zuerst ein Ver­mö­gensverze­ich­nis erstellen. In einem Einzelun­ternehmen wer­den wichtige Entschei­dun­gen so eventuell eben­so verzögert wie in ein­er Per­so­n­en- oder Kap­i­talge­sellschaft, weil ohne Vor­sorgevoll­macht auch zuerst gek­lärt wer­den muss, wer beispiel­sweise bei Gesellschafterbeschlüssen für den aus­ge­fal­l­enen Gesellschafter abstim­men darf.

Vorsicht mit bei einer uneingeschränkten Vorsorgevollmacht

Es gibt viele Gründe, warum ein Fir­menchef plöt­zlich nicht mehr die Unternehmensführung wahrnehmen kann: ein Unfall, eine schwere Erkrankung, Unabkömm­lichkeit an einem ent­fer­n­ten Ort oder sog­ar Unter­suchung­shaft wegen Steuer- oder Zollde­lik­ten, beispiel­sweise Schwarzarbeit. In solchen Fällen sollte sofort ein fähiger Ver­trauter durch die Vor­sorgevoll­macht dazu ermächtigt wer­den, drin­gende Entschei­dun­gen im Betrieb zu tre­f­fen. Bei der Wahl dieser Per­son ist wichtig, dass sie sich gut mit dem The­ma ausken­nt und nicht lange einar­beit­en muss. Wer für seine Abwe­sen­heit eine Art Nach­fol­ger ein­set­zen und ihn mit ein­er uneingeschränk­ten Voll­macht ausstat­ten will, sollte sich das gut über­legen: Diese Per­son hätte enorme Macht und würde nicht – wie ein gerichtlich einge­set­zter Betreuer durch das Gericht – automa­tisch von ein­er über­ge­ord­neten Instanz kon­trol­liert. Deshalb bietet es sich an, die Vor­sorgevoll­macht nicht nur inhaltlich sehr sorgfältig zu for­mulieren, son­dern gle­ichzeit­ig auch festzuschreiben, welche großen Entschei­dun­gen von ein­er konkret benan­nten Kon­trol­linstanz bestätigt wer­den müssen. So kön­nte etwa der Verkauf von Fir­menan­teilen nur mit Zus­tim­mung durch den Ehep­art­ner und den Steuer­ber­ater möglich sein. Sin­nvoll kann es auch sein, für alle großen Entschei­dun­gen in der Vor­sorgevoll­macht ein Vier-Augen-Prinzip festzuschreiben – beispiel­sweise, dass der jew­eilige Abteilungsleit­er ange­hört oder sog­ar um sein Ein­ver­ständ­nis gebeten wer­den muss.

Verschiedenen Personen eingeschränkte Vollmacht geben

Möglich ist, jeman­dem eine eingeschränk­te Vor­sorgevoll­macht zu erteilen beziehungsweise mehreren Per­so­n­en eine Teil­voll­macht für ihren Bere­ich zu geben: Mit so ein­er ver­traglichen Regelung lassen sich Befug­nisse der Bevollmächtigten bes­tim­men, Richtlin­ien beschreiben und Kom­pe­ten­zen beschränken. Beispiel­sweise kann der Pro­duk­tion­sleit­er dann das Mate­r­i­al bestellen und die Fer­ti­gung am Laufen hal­ten. Der kaufmän­nis­che Leit­er kann Per­son­al ein­stellen oder ent­lassen und mit der Bank die Finanzierung klären. Der Steuer­ber­ater kann sich um die Zahlen küm­mern und die Kom­mu­nika­tion mit dem Finan­zamt übernehmen. Alle gemein­sam kön­nten zudem als Beratungs­gremi­um für den Ehep­art­ner benan­nt wer­den, der weit­ge­hende Entschei­dun­gen so auf Basis ein­er umfassenden Infor­ma­tion und Beratung tre­f­fen kann. Eine der­ar­tig aus­gek­lügelte Vor­sorgevoll­macht sollte in Ruhe mit dem Recht­san­walt sowie dem Steuer­ber­ater besprochen und for­muliert wer­den. Die Rolle der dort benan­nten Vertre­tungs­berechtigten muss mit diesen Per­so­n­en vorher genau besprochen wer­den, damit sie wis­sen, worauf sie sich ein­lassen und welche Spiel­regeln im Ern­st­fall gel­ten. Dann kann ein Betrieb mit so ein­er Kon­struk­tion auch während ein­er län­geren Abwe­sen­heit des Unternehmers erfol­gre­ich weit­erge­führt wer­den.

Persönliche Vorsorgevollmacht plus Patientenverfügung

Zudem sollte der Unternehmer eine per­sön­liche Vor­sorgevoll­macht inklu­sive Patien­ten­ver­fü­gung auf­set­zen, damit sich eine Per­son seines Ver­trauens um seine Inter­essen außer­halb der Fir­ma küm­mern kann, in Ver­mö­gens- eben­so wie gesund­heitlichen und all­ge­mein rechtlichen Angele­gen­heit­en. Auch das muss nicht immer ein Ange­höriger sein, die Auf­gabe kann zum Beispiel ein Recht­san­walt übernehmen. Wichtig ist, dass so gut wie möglich zwis­chen den Belan­gen des Unternehmens und den per­sön­lichen The­men getren­nt wird und Lösungsmech­a­nis­men für den Fall existieren, dass Unternehmens- und Pri­vat­in­ter­esse nicht deck­ungs­gle­ich sind – etwa wenn der Betrieb eine Kap­i­tal­spritze aus dem Pri­vatver­mö­gen braucht, die der per­sön­liche Betreuer nicht freigeben will.

Bei Vorsorgevollmacht ans Gesellschaftsrecht denken

Zwar gibt es viele Muster für eine Vor­sorgevoll­macht zum Down­load im Inter­net. Unternehmer soll­ten sie – im Gegen­satz zu Mustern für eine Patien­ten­ver­fü­gung – aber bess­er nicht nutzen. Bei jed­er Vor­sorgevoll­macht soll­ten Recht­san­walt und Steuer­ber­ater genau prüfen, ob es eventuell gesellschaft­srechtliche oder tes­ta­men­tarische Prob­leme geben kön­nte. Bei Fort­führung eines einzelka­ufmän­nis­chen Betriebs (GbR oder OHG) etwa wird das Pri­vatver­mö­gen des Voll­macht­ge­bers in der Regel durch den Bevollmächtigten haf­tungsrechtlich mitverpflichtet. Deshalb ist es empfehlenswert, dem Bevollmächtigten in diesem Fall die Befug­nis zu geben, das Unternehmen etwa in eine GmbH umzuwan­deln.

Vorsorgevollmacht muss zum Gesellschaftsvertrag passen

In vie­len Gesellschaftsverträ­gen gibt es zudem schon Regelun­gen zur Vererb­barkeit oder zur Vertre­tung des Unternehmens im Krankheits­fall. Solche gesellschaft­srechtlichen Vere­in­barun­gen haben grund­sät­zlich Vor­rang vor ein­er Vor­sorgev­er­fü­gung. Deshalb reicht es nicht, eine Muster-Vor­sorgevoll­macht auszufüllen und zu den Unter­la­gen zu nehmen. So ein Doku­ment muss von Experten darauf geprüft wer­den, wie es zu han­dels- und gesellschaft­srechtlichen Anforderun­gen ste­ht, und der Inhalt entsprechend angepasst wer­den. Kom­plex ist auch die Frage nach der Zuläs­sigkeit der Vor­sorgevoll­macht zur Wahrnehmung organ­isatorisch­er Mit­glied­schaft­srechte, Wahrnehmung von Geschäfts­führerauf-gaben in der GmbH und Wahrnehmung von Geschäfts­führerauf­gaben in Per­so­n­enge­sellschaften, weil hier eine Bevollmäch­ti­gung zur Wahrnehmung organ­isatorisch­er Mit­glied­schaft­srechte mit dem für Per­so­n­enge­sellschaften und GmbHs gel­tenden Abspal­tungsver­bot kol­li­diert. Dies unter­sagt es, einen Drit­ten unwider­ru­flich und ver­drän­gend zu bevollmächti­gen. Zwar ist eine Vor­sorgevoll­macht wider­ru­flich und nicht ver­drän­gend, sollte also zuläs­sig sein. Trotz­dem wäre es empfehlenswert, dass alle Mit­ge­sellschafter der Vor­sorgevoll­macht zus­tim­men. Ide­al­er­weise wird eine Regelung zur Vertre­tung per Vor­sorgevoll­macht im Gesellschaftsver­trag vere­in­bart. Dies sollte unbe­d­ingt mit einem Anwalt besprochen wer­den.

Formale Anforderungen an die Vorsorgevollmacht

Gel­tungs­dauer: Die Voll­macht muss unbe­d­ingt wider­ru­flich und unbe­fris­tet sein. Dann gilt sie, bis der Voll­macht­ge­ber sie wider­ruft oder neue Umstände ein­treten, etwa sein Tod und die Tes­ta­mentseröff­nung – und externe Part­ner kön­nen sich bis dahin auf die Gültigkeit ver­lassen.

Notarielle Beurkun­dung: Jede Vor­sorgevoll­macht muss schriftlich niedergelegt wer­den und sollte notariell beurkun­det sein. So wird automa­tisch die Geschäfts­fähigkeit des Voll­macht­ge­bers fest­gestellt und kann später nicht angezweifelt wer­den. Zudem ist die notarielle Beurkun­dung der Voll­macht unverzicht­bar, wenn der Bevollmächtigte auch Grund­stücks­geschäfte vornehmen, die Vertre­tung gegenüber dem Han­del­sreg­is­ter übernehmen, über GmbH-Anteile ver­fü­gen oder Stimm­rechte ausüben soll.

Getren­nte Urkun­den: Jed­er Bevollmächtigte sollte eine eigene Vor­sorgevoll­macht für seinen Auf­gaben­bere­ich erhal­ten. Gibt es nur einen Bevollmächtigten, soll­ten zwei getren­nte Urkun­den für Unternehmen und Pri­vat­bere­ich aus­gestellt wer­den. Das ver­wehrt Geschäftspart­nern zu tiefe Ein­blicke in das Pri­vatleben.

Außen­ver­hält­nis: Der Bevollmächtigte sollte eine umfassende Vertreter­voll­macht in allen oder möglichst vie­len Gebi­eten erhal­ten. Sie sollte nicht unter ein­er Bedin­gung erteilt wer­den, weil der Vertreter son­st bei jedem Rechts­geschäft beweisen muss, dass die Voraus­set­zun­gen für seine Voll­macht vor­liegen.

Innen­ver­hält­nis: Für Bevollmächtigte, die im Betrieb entschei­den sollen, sind dage­gen Regiean­weisun­gen empfehlenswert. Zu beson­ders wichti­gen Punk­ten sollte ein Einzelun­ternehmer deut­lich machen, wie er seinen Betrieb geführt wis­sen möchte. Außer­dem soll­ten diese Regiean­weisun­gen klar fes­tle­gen, ob die Fir­ma im Falle sein­er Geschäft­sun­fähigkeit weit­erge­führt oder verkauft oder liq­ui­diert wer­den soll. Bei Mit­ge­sellschaftern ein­er GmbH ist dies nicht notwendig.

Unter­voll­macht­en: In der Voll­macht sollte geregelt wer­den, ob der Bevollmächtigte von den Beschränkun­gen für Insichgeschäfte gemäß § 181 BGB befre­it wer­den soll und ob die Erteilung von Unter­voll­macht­en genehmigt wird.

Proku­ra: Grund­sät­zlich kann es sin­nvoll sein, dem Bevollmächtigten für den nor­malen Geschäftsverkehr auch Proku­ra zu erteilen. Dann muss er nicht bei jed­er Hand­lung und ins­beson­dere bei ein­seit­i­gen Rechts­geschäften die Voll­macht vor­legen. Dies sollte aber genau mit dem Anwalt besprochen wer­den.

Stimm­rechte: Es ist möglich, einem Bevollmächtigten eine soge­nan­nte Stimm­rechtsvoll­macht zu geben. Das ermöglicht ohne Vor­sorgevoll­macht die Ausübung des Gesellschafter­stimm­rechts. Die Stel­lvertre­tung in der Geschäfts­führung kann durch Bes­tim­mung eines stel­lvertre­tenden Geschäfts­führers erre­icht wer­den. Dies muss aber eben­falls mit dem Anwalt geprüft wer­den.

Kon­troll­be­treu­ung: In der Vor­sorgevoll­macht kann auch jemand als Kon­troll­be­treuer vorgeschla­gen wer­den, falls es sich um schwierige Geschäfte han­delt. Dies sollte gut mit dem Anwalt besprochen wer­den, weil es dann wiederum Entschei­dun­gen verzögern kön­nten.

Eintragungen im VorsorgeregisterWichtige Dokumente gesammelt zur Verfügung stellen

Die Vor­sorgevoll­macht ist das Herzstück der Pla­nung für den Krisen­fall. Sie ent­fal­tet ihre Wirkung aber nur dann, wenn sie bekan­nt ist und falls die Bevollmächti­gen über die Instru­mente ver­fü­gen, um das Lebenswerk des Unternehmers in sein­er Vertre­tung fortzuset­zen. Am besten ist es, die notariell beglaubigte Vor­sorgevoll­macht beim Anwalt zu hin­ter­legen und darüber den Bevollmächti­gen zu informieren. Außer­dem sollte im Zen­tralen Vor­sorg­ereg­is­ter die Infor­ma­tion hin­ter­legt wer­den, dass die Vor­sorgevoll­macht existiert. Um tätig wer­den zu kön­nen, braucht der Bevollmächtigte dann die Orig­i­nalurkunde. Zusät­zlich muss ein Not­fal­lkof­fer vor­bere­it­et wer­den, in dem der Bevollmächtige alle für seine Auf­gaben notwendi­gen Infor­ma­tio­nen find­et. Er sollte eben­falls beim Anwalt oder Steuer­ber­ater ver­wahrt und der Inhalt regelmäßig aktu­al­isiert wer­den.

In den Not­fal­lkof­fer gehören:

  • die aktuellen Gesellschaftsverträge
  • die Beschlüsse der Gesellschafter­ver­samm­lung
  • die Namen, Adressen und Tele­fon­num­mern aller Gesellschafter, Vorstands‑, Beirats- oder Auf­sicht­sratsmit­glieder
  • die Namen, Adressen und Tele­fon­num­mern der Prokuris­ten
  • die Geschäfts­führerverträge und Anweisun­gen an Geschäfts­führer
  • die Namen, Adressen und Tele­fon­num­mern aller Berater des Unternehmens
  • eine Auf­stel­lung aller Bevollmächtigten und Voll­macht­en
  • alle Ver­sicherungs- und Ver­sorgungsverträge
  • alle Miet- und Leas­ingverträge
  • eine Auf­stel­lung über das Betrieb­sver­mö­gen
  • die Namen, Adressen und Tele­fon­num­mern wichtiger Mitar­beit­er wie Chef­sekretärin oder Betrieb­sleit­er
  • Jahresab­schlüsse

Bei Fra­gen sprechen Sie uns gerne an.


Quelle: www.trialog-unternehmerblog.de, Her­aus­ge­ber: DATEV eG, Nürn­berg

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