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Betriebsausflug! Willkommene Abwechslung

Gemeinsame Veranstaltungen fördern Teamgeist und Motivation. Wer seine Firmenfeiern oder ‑reisen richtig plant, kann die Ausgaben dafür weitgehend von der Steuer absetzen und so die Kostenbelastung der Teilnehmer minimal halten.

Text: Ange­li­ka Knop


Die Mitar­beit­er der Fir­ma Janssen San­itär + Heizung in Hei­del­berg haben schon viel erlebt: Klet­tern im Hoch­seil­gar­ten und Spuren­suchen beim Geo­caching. Floß­fahrt und Seg­way-Aus­flug. Besuch ein­er Bier­brauerei und ein­er Wein­probe. Jedes Jahr laden Ste­fanie und Wolf­gang Wurster, die 2002 den Betrieb über­nom­men haben, ihre Beschäftigten zu einem Aus­flug ein – oft mit Anhang, alle zwei Jahre mit Über­nach­tung. Bei so ein­er Reise ent­stand auch die What­sApp-Gruppe „Fir­me­naus­flug Janssen“, in der die Teil­nehmer nun Geburt­stage sowie andere Erleb­nisse teilen. „Bei uns geht es ohne­hin famil­iär zu, aber nach einem Aus­flug fühlen wir uns noch ein wenig mehr einan­der ver­bun­den“, sagt Ste­fanie Wurster. „Ein gutes Betrieb­skli­ma ist viel wert im Handw­erk, wo manch­er Fir­menchef wohl bald mehr um Arbeit­skräfte wer­ben muss als um Kun­den.“ Ihrer Erfahrung nach kom­men gemein­same Aktiv­itäten gut bei der Belegschaft an, etwa ein selb­st gebautes Floß zu Wass­er zu lassen.

Bei Kosten die Details beachten

Viele Unternehmer nutzen Betrieb­s­fest und Fir­me­naus­flug als Instru­ment der Mitar­beit­er­mo­ti­va­tion und ‑bindung, weil sich darin die Beson­der­heit ein­er Organ­i­sa­tion aus­drück­en kann. Da gibt es den Seifenkisten-Grand-Prix als Teamevent, gemein­same Trom­melkurse für son­st eher „tak­t­lose“ Gesellen oder ein­fach nur den bay­erischen Hüt­ten­abend auf der Alm, wo alle Kol­le­gen die Seele baumeln und es sich in entspan­nter Atmo­sphäre gut gehen lassen kön­nen.

Mal organ­isiert die Sekretärin, mal wird bei Spezialan­bi­etern gebucht, oft Pakete mit Fun­sportarten und Team­build­ingkursen inklu­sive Trans­port sowie Auswer­tung. Aber egal, ob internes Konzept oder externe Dien­stleis­tung, der­ar­tige Ver­anstal­tun­gen kosten Geld – und zwar nicht nur das Unternehmen, son­dern manch­mal auch die Mitar­beit­er. Jed­er Fir­menchef sollte deshalb bei der Pla­nung ein­er Ver­anstal­tung die finanziellen Details mit seinem Steuer­ber­ater besprechen. Nur so lässt sich klären, ob die Aus­gaben sich tat­säch­lich kom­plett abset­zen lassen oder die Vors­teuer zum Abzug gebracht wer­den darf. Und – ganz beson­ders wichtig – ob für die Teil­nehmer eine Kosten­be­las­tung entste­ht.

Steuer- und abgaben­frei gön­nt der Fiskus einem Mitar­beit­er für Betrieb­saus­flüge und ‑feiern max­i­mal 110 Euro im Jahr. Zu berück­sichti­gen sind die gesamten Kosten, also alle Leis­tun­gen, die der Betrieb kauft – vom Reise­bus für den Trans­port über die Saalmi­ete und Verpfle­gungskosten am Ort der Ver­anstal­tung bis zu den Geschenk­tütchen für die Gäste. Die Summe wird durch die Zahl der Anwe­senden geteilt, eine Begleit­per­son dann dem jew­eili­gen Mitar­beit­er zugerech­net. Liegen die Aufwen­dun­gen bei 60 Euro pro Kopf, ent­fall­en 120 Euro auf einen Beschäftigten, der mit Lebenspart­ner oder Kind teil­nimmt. Das sind zehn Euro über dem Frei­be­trag, die später als geld­w­ert­er Vorteil auf der Lohnabrech­nung ste­hen. Darauf ent­fall­en Steuern und Sozial­ab­gaben – es sei denn, der Arbeit­ge­ber übern­immt dafür die pauschale Lohn­s­teuer von 25 Prozent, so wie die Fir­ma Janssen. „Wir wollen unseren Mitar­beit­ern ein Wohlfühlpaket bieten“, erk­lärt Ste­fanie Wurster. „Sie sollen sich zurück­lehnen und über nichts Gedanken machen.“

Reise mit Schulung kombinieren

Um bei großen Aktio­nen die Kosten­beteili­gung der Beschäftigten oder die pauschale Lohn­s­teuer durch den Arbeit­ge­ber möglichst ger­ing zu hal­ten, ist es rat­sam, einen Teil der Ver­anstal­tung als Fort­bil­dungs­maß­nahme zu pla­nen, die kom­plett als Betrieb­saus­gabe zählt. So begin­nt etwa der Woch­enen­daus­flug bei Janssen oft fre­itags mit Fir­menbesich­ti­gung und Schu­lung bei einem San­itärher­steller. Drück­en lassen sich die Gesamtkosten auch, wenn die Mitar­beit­er in Eigen­regie anreisen. Solche Details soll­ten genau mit dem Steuer­ber­ater besprochen und dann beispiel­sweise die zeitlichen Anteile von Fort­bil­dung und Betrieb­saus­flug exakt doku­men­tiert wer­den.

Ist ein Unternehmen in der richti­gen Branche tätig, sind Aus­flüge in ent­fer­n­tere Gegen­den drin. Die viven­tu­ra GmbH mit Sitz in Berlin ver­band im Novem­ber 2015 Arbeit und Vergnü­gen bei einem Abstech­er nach Brasilien. Der auf Südameri­ka spezial­isierte Rei­sev­er­anstal­ter ver­legte seine Aktiv­itäten für zwei Wochen ins Fis­cher­dorf Arra­ial do Cabo und holte dort 60 Mitar­beit­er aus Europa und Südameri­ka zum Ken­nen­ler­nen, Aus­tauschen und zur gemein­samen Zielpla­nung zusam­men. Das Tages­geschäft erledigten sie per Tele­fon und Inter­net, in der Freizeit lern­ten sie Land und Leute ken­nen. Jed­er Mitar­beit­er zahlte einen Eigenan­teil für sich und den Aufen­thalt für Fam­i­lien­mit­glieder sowie Urlaub­stage, mit denen davor oder danach ver­längert wer­den kon­nte. Die Reise war eine Beloh­nung für erre­ichte Umsatzziele. Von Südameri­ka kön­nen die Janssen-Beschäftigten nur träu­men – im Handw­erk geht es eben boden­ständi­ger zu als in der Reise­branche. Aber Ste­fanie und Wolf­gang Wurster haben schon den näch­sten Aus­flug geplant. Es geht nach Düs­sel­dorf zum Werks­be­such bei einem San­itärher­steller. Und anschließend gibt es wieder ein span­nen­des Unter­hal­tung­spro­gramm.

Rechtsrahmen

Das müssen Sie bei Fahrten und Feiern beacht­en

Voraus­set­zung: Steuer­lich begün­stigt sind Ver­anstal­tun­gen, die allen Mitar­beit­ern des Betriebs oder ein­er Abteilung offen­ste­hen, nicht aber Beloh­nun­gen nur für aus­gewählte Beschäftigte.

Frei­be­trag: Ohne Abzüge dür­fen Unternehmer jedem Mitar­beit­er bis zu 110 Euro und max­i­mal zwei Ver­anstal­tun­gen im Jahr spendieren. Für jeden Cent mehr zahlt der Arbeit­ge­ber eine Lohn­s­teuer­pauschale von 25 Prozent oder der Begün­stigte Steuern und Sozial­ab­gaben. Der Vors­teuer­abzug ent­fällt für die ganz Summe.

Gesamtkosten: Intern­er Aufwand, etwa zur Vor­bere­itung, bleibt unberück­sichtigt. Zählen An- und Abreise nicht zur Ver­anstal­tung, kön­nen die Aus­gaben getren­nt gel­tend gemacht wer­den.

Koste­naufteilung: Wird ein Aus­flug mit ein­er Fort­bil­dung kom­biniert, etwa einem Fach­sem­i­nar oder Tea­men­twick­lung­spro­jekt, sind die beru­flich ver­an­lassten Kosten für die Mitar­beit­er steuer- und abgaben­frei, der Arbeit­ge­ber kann Vors­teuer gel­tend machen. Der Anteil muss mit Zeit­plä­nen und getren­nten Rech­nun­gen belegt wer­den, was mit dem Steuer­ber­ater zu klären ist.

Unfal­lver­sicherung: Der Schutz greift, wenn alle Beschäftigten des Betriebs/der Abteilung ein­ge­laden und min­destens 20 Prozent anwe­send sind – von Beginn bis Ende der Ver­anstal­tung sowie auf dem direk­ten Hin- und Rück­weg. Wer zu viel Alko­hol trinkt, kann den Schutz ver­lieren.

Umfassende Unter­stützung: DAT­EV-Lösun­gen unter­stützen Sie beim ganzen Prozess der Reisekostenabrech­nung. Fra­gen Sie Ihren Steuer­ber­ater oder informieren Sie sich unter www.datev.de/reisekosten.


Bei Fra­gen sprechen Sie uns gerne an.


Quelle: TRIALOG, Das Unternehmer­magazin Ihrer Berater und der DATEV, Her­aus­ge­ber: DATEV eG, Nürn­berg, Aus­gabe 02/2016

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